精確なコミュニケーションのコツ。

こんにちは。
アーキ・ヴォイス翻訳コーディネーターのオーです。

今回もスタッフ間での事例共有会にて、
お客様から寄せられる質問や要望に関し、
上長が共有した内容をお伝えしたいと思います。

お役に立てば、幸いです。

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
■■精確なコミュニケーションのコツ■■

2014年度も間もなく終わり、
4月からは2015年度になりますね。

今まさに多くのお客さまは
年度末の追い込みに入っていると
思いますので、

引き続きお客さまに併走して
お手伝いできるようにしましょう。

さて、年度末も追い込みなため、
今まさにコミュニケーションについて
不備があったら怖いという意味で、

今日は精確なコミュニケーションのコツに
ついて、共有したいと思います。

*いつまでに、を決める

メールでも電話でも、お客さまとの
コミュニケーションにおいて、
割と忙しい時に起こりがちなのは、

いつまでにそれをやるのかを
決めていない

ということです。

締切を決めると追い込まれた感が
発生するため、

締切を決めたくないという気持ちも
よくわかりますが、

あくまでも私たちの仕事は
お客さまをコミュニケーションで
サポートすることですから、

お客さまのコミュニケーションを
円滑にすることはとても大切です。

ですから、お見積りの提出日や
通訳や翻訳依頼に関する質問提出日などは、

予めお客さまに伝えておくことで、
お客さまに安心してもらうように
心がけましょう。

*いわゆる5W1Hを意識する

「いつまでに」もここに含まれるのですが、
5W1Hをコミュニケーションでは意識すると、
優れた効果を発揮するものです。

*誰が
*いつまでに
*誰に対して
*何を
*どのように

・・・などですね。

電話においては口語で話す関係上、
ついつい5W1Hを使わずに話してしまう
こともありますが、

大切な話ほど、備忘録の形で
メールとしてお送りしておくなど、

コミュニケーションのズレを
防ぐことが大切です。

そのメールを送る際は、5W1Hを心がけ、
お客さまとの認識にズレが生じないよう、
注意してください。

年度末の忙しい時期ほど、たとえば、

*簡体字への翻訳を繁体字への翻訳と
 聞き間違えてしまった

*8時開始の通訳を20時開始と
 間違えてしまった

*3月11日の納品日を17日と
 間違えてしまった

・・・というようなケアレスミスが
発生しがちですから、

コミュニケーションを精確に行なうコツを使い、
お客さまをバックアップするようにしましょう。

(以上、ミーティング内容より)
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

あまり褒められた話ではないのですが・・・

お客様はここまで知っているだろう、
という思い込みで話を進めてしまう場合がございます。

いわゆる「あうんの呼吸」のような感じで
仕事が進められますので、うれしいと思う反面、

万が一があったら怖い、とも思います。

今回のミーティングから、特に電話での
コミュニケーション時は備忘録をメールで
送るなど、

必要であれば精確さを担保するための
手を打っていきたいと思いました。

【追記】
2014年12月18日に、弊社翻訳チームが翻訳した書籍
『2015 世界はこうなる』が日経BP社より発売となりました。
本書籍は英The Economist『The World in 2015』の日本語版です。

http://goo.gl/6pOZP2
(アマゾンのページにジャンプします)

コメントを残す

メールアドレスが公開されることはありません。 が付いている欄は必須項目です