通訳や派遣は決定優先ゆえ注意が必要です。

こんにちは。
アーキ・ヴォイス翻訳コーディネーターのオーです。

今回もスタッフ間での事例共有会にて、
お客様から寄せられる質問や要望に関し、
上長が共有した内容をお伝えしたいと思います。

お役に立てば、幸いです。

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■■通訳や派遣は決定優先ゆえ注意が必要です■■

弊社では法人クライアント様向けのサービスとして、

翻訳や通訳、人材派遣、人材紹介、語学研修

これら5つを扱っています。

翻訳とその他4つのサービスには手配上の違いがあるのですが、それは、

翻訳なら代わりの担当を立てやすいが、
他の4つは代わりの担当を立てにくい、

というものです。

翻訳の場合、
たとえば医薬臨床の専門性を有する翻訳担当は複数存在しますし、
私たちが東京にいるとはいえ、
翻訳担当も東京にいる必要はありません。

しかし通訳や派遣の場合、
専門性を有する者が複数いたとしても、
通訳や派遣の人材が必要となる場所が合わなければ、
手配することができません。

翻訳なら人材選択の主なポイントが、
「専門性」「日時(納期)」の2点ですが、

通訳や派遣の場合は
「専門性」「日時」に加え、「場所」の3点になります。

つまり、選択のポイントが1つ増える分、
手配の難易度が上がるということです。

特に5月や6月、9月以降などの「通訳シーズン」に突入すると、
通訳人材が不足します。

その為、
私たちは「この人材を今なら確保できますが、決定優先につき、
他の案件が決まってしまう可能性もあります」
とお客様に伝えることもあるでしょう。

しかし

決定優先ということ自体は、
お客様に「一つのリスク」として知っておいて貰うべきですが、
それ以前にコーディネーターは努力することがあります。

それは、お客様とのコミュニケーションから、
早めに通訳や派遣の有る無しを確認しておき、
早めに発注してもらい、人材を確保することです。

特に、以前弊社に発注してくださったお客様や、
お問い合わせをしてくださったお客様に対しては、
新規のお客様と違ってコミュニケーションが取れるわけですから、

コーディネーターのヒアリング次第では事前に通訳が必要なことを察知し、
「決定優先なので」という言葉自体を使わない対応をすることも十分可能でしょう。

決定優先という言葉を使わずにお客様の要望に応えること。
その為にコミュニケーションの密度を高めること。

これらを意識し、お客様と接するようにしましょう。

(以上、ミーティング内容より)
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翻訳においては「決定優先」という言葉を使うことはまれですが、
通訳や派遣においては使わざるを得ない場合もありました。

ただ、

すでに取引をいただいているお客様とは
普段からコミュニケーションができるということですので、
「決定優先」という言葉を使わずに、
通訳などの手配が完了している状態を目指そうと思います。

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